オンラインで事業登録手続きを行う場合の事業登録書類の電子文書の形式と署名

企業は、オンラインで事業登録手続きを行う際、事業登録書類 (DKD) の電子文書と署名の形式に注意する必要があります。

紙の書類と登録システムの一貫性に関する紹介記事の後、この記事では企業登録局は電子文書の形式と企業登録書類 (DKD) への署名に関する規制について引き続き言及しています。

第 2 条およびポイント a 第 3 条は、事業登録に関する 2021 年 1 月 4 日付政府政令 No. 01/2021/ND-CP の第 43 条に次のように規定されています。

電子ドキュメントは、紙のドキュメントから作成またはデジタル化されたデータ メッセージの形式のドキュメントであり、紙のドキュメントの内容を正確かつ完全に表します。電子ドキュメントは、「.doc」、「.docx」、または「.pdf」形式にすることができます。

事業登録申請書に署名する権限を与えられた人物、メンバー、設立株主、外国投資家株主、または事業登録書類に署名するその他の個人は、デジタル署名を使用して電子文書に直接署名することも、紙文書に直接署名して本条第 2 項に指定された形式に従って紙文書をスキャンすることもできます。

したがって、手続きを行う者は、電子文書の形式と事業登録書類の署名に関する以下の規定を理解し、実施する必要があります。

– 紙の文書を、他の形式ではなく、「.doc」、「.docx」、または「.pdf」形式で電子文書に作成またはデジタル化する必要があります。

– ビジネス登録要求文書に署名する権限を与えられた人物、メンバー、設立株主、外国投資家である株主、またはその他の個人の署名が (形式に従って) 規定されている文書。これらの人物は、電子文書を作成またはデジタル化する前に紙の文書に直接署名するか、電子文書に署名するためにデジタル署名を使用する必要があります。

ハイフォン企業登録局が書類をチェックする際に遭遇する一般的なエラーは次のとおりです。

– アップロードされた電子ドキュメントは、「.doc」、「.docx」、または「.pdf」形式ではありません（主に .jpg などの画像形式）

– アップロードされた電子ドキュメントは「.doc」、「.docx」、または「.pdf」形式ですが、個人の署名は含まれていません。

上記のエラーに加えて、ハイフォン企業登録局は、電子文書の署名画像が切り取られ、結合され、企業に修正と補足を要求する多くのケースに遭遇しました。本質的に、これは法律違反（文書の偽造）です。なぜなら、文書に署名する権限を与えられた人物が、上記の政令第 01/2021/ND-CP の第 43 条第 3 項 a 項に規定されているように、紙の文書に直接署名していないからです。コンサルティング サービスを利用したり、他者にオンライン ビジネス登録手続きの実行を許可したりする企業も、不必要な法的トラブルに巻き込まれないように、この問題の監視に注意を払う必要があります。

電子文書の形式に関する上記の注意事項に加え、手続きを行う人は、アップロードする電子文書ごとに正しい種類の添付文書を選択することにも注意を払う必要があります (添付文書のリストは、登録取引の各種類に対応して登録システムに事前に設定されています)。

ハイフォン企業登録局は、登録手続きがスムーズかつ便利になるよう企業に注意を払うことを推奨しています。