온라인 사업자 등록 절차 수행 시 사업자 등록 서류의 전자 문서 형식 및 서명

기업은 온라인 사업자 등록 절차를 수행할 때 전자 문서 형식과 사업자 등록 서류(DKD)의 서명에 주의를 기울여야 합니다.

종이 문서와 등록 시스템의 일관성에 대한 소개 기사에 이어 이 기사에서 사업자 등록 사무소는 전자 문서 형식 및 사업자 등록 서류(DKD) 서명에 대한 규정을 계속해서 언급합니다.

2021년 1월 4일자 정부 사업자 등록에 관한 시행령 제 01/2021/ND-CP호 제43조 2항 및 3항은 다음과 같이 규정합니다.

전자문서란 종이 문서로부터 생성되거나 디지털화된 데이터 메시지 형태의 문서로, 종이 문서의 내용을 정확하고 완전하게 표현합니다. 전자 문서는 ".doc", ".docx" 또는 ".pdf"형식일 수 있습니다.

사업자 등록 신청서에 서명할 권한이 있는 사람, 회원, 창립 주주, 외국인 투자자인 주주 또는 사업자 등록 서류에 서명하는 기타 개인은 디지털 서명을 사용하여 전자 문서에 직접 서명하거나 종이 문서에 직접 서명하고 본 조 2항에 지정된 형식에 따라 종이 문서를 스캔할 수 있습니다.

따라서 절차를 수행하는 사람은 다음과 같은 전자 문서 형식 및 사업자 등록 서류 서명에 관한 규정을 이해하고 이행해야 합니다.

– 종이 문서를 다른 형식이 아닌 '.doc', '.docx' 또는 '.pdf' 형식의 전자 문서로 만들거나 디지털화해야 합니다.

– 사업자 등록 요청 문서에 서명할 권한이 있는 사람, 회원, 창립 주주, 외국 투자자인 주주 또는 기타 개인의 서명을 (양식에 따라) 규정한 문서. 이러한 사람들은 전자 문서를 생성 또는 디지털화하기 전에 종이 문서에 직접 서명하거나 전자 서명을 사용하여 전자 문서에 서명해야 합니다.

다음은 하이퐁 사업자 등록 사무소에서 문서를 확인할 때 발생하는 일반적인 오류입니다.

– 업로드된 전자 문서는 '.doc', '.docx', '.pdf' 형식이 아닙니다(주로 .jpg 등의 이미지 형식).

– 업로드된 전자 문서는 '.doc', '.docx' 또는 '.pdf' 형식이지만 개인의 서명이 포함되어 있지 않습니다.

위의 오류 외에도 하이퐁 사업자 등록 사무소에서는 전자 문서에 서명 이미지가 잘리고 병합되어 기업에 수정 및 보완이 필요한 사례가 많이 발생했습니다. 본질적으로 이는 문서에 서명할 권한이 있는 사람이 위 시행령 No. 01/2021/ND-CP 제43조 3항 a점에 규정된 대로 종이 문서에 직접 서명하지 않았기 때문에 법률 위반(문서 위조)입니다. 컨설팅 서비스를 이용하거나 타인에게 위임하여 온라인 사업자 등록 절차를 수행하는 사업자 역시 불필요한 법적 문제에 빠지지 않도록 이 문제를 모니터링하는 데 주의를 기울여야 합니다.

전자 문서 형식에 대한 위의 참고 사항 외에도 절차를 수행하는 사람은 업로드된 각 전자 문서에 대해 올바른 첨부 문서 유형을 선택하는 데에도 주의를 기울여야 합니다(첨부 문서 목록은 각 등록 거래 유형에 해당하는 등록 시스템에 미리 설정되어 있음).

하이퐁 사업자 등록 사무소에서는 사업자들이 등록 절차를 원활하고 편리하게 진행하도록 주의를 기울일 것을 권장합니다!