Tại bài viết này, Phòng Đăng ký kinh doanh trao đổi về các quy định liên quan đến người có thẩm quyền ký vào thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần.
Tại mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật được quy định tại Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chức danh người ký tại phần ký tên (cuối thông báo) bao gồm: “CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN/CHỦ TỊCH CÔNG TY/CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ”
Điều này có nghĩa là với từng loại hình doanh nghiệp là công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổ phần, chức danh người ký thông báo phải được kê khai tương ứng. Để kê khai đúng chức danh người ký, người thực hiện thủ tục cần xác định người có thẩm quyền ký vào thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, được quy định tại khoản 2 Điều 50 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN), cụ thể như sau:
“Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây:
- a) Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
- b) Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu;
- c) Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu
…”
Với quy định trên, người thực hiện thủ tục chỉ cần lưu ý một cách hết sức đơn giản như sau để chuẩn bị đúng hồ sơ ĐKDN:
– Nếu doanh nghiệp thuộc loại hình công ty cổ phần, chức danh người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật đương nhiên là “CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ“.
– Nếu doanh nghiệp thuộc loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, chức danh người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật đương nhiên là “CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN“.
– Nếu doanh nghiệp thuộc loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên nhưng có chủ sở hữu chỉ là cá nhân, chức danh người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật đương nhiên là “CHỦ TỊCH CÔNG TY“.
– Đối với doanh nghiệp thuộc loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và có chủ sở hữu là tổ chức, việc xác định chức danh người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật phải căn cứ vào mô hình tổ chức của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
+ Chức danh người ký là “CHỦ TỊCH CÔNG TY” nếu mô hình tổ chức doanh nghiệp là “Chủ tịch công ty”
+ Chức danh người ký là “CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN” nếu mô hình tổ chức doanh nghiệp là “Hội đồng thành viên”
Trong tất cả các trường hợp nêu trên, người giữ những chức danh nêu trên mới có thẩm quyền ký vào thông báo, tùy theo các chức danh kê khai tương ứng. Những quy định này cũng khẳng định vấn đề: người đại diện theo pháp luật (kể cả người cũ và người đang được thông báo thay đổi) không có thẩm quyền ký vào thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Tương tự như nội dung kê khai người đăng ký, chức danh người ký giấy đề nghị ĐKDN, Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng nhận thấy có không ít trường hợp người thực hiện thủ tục đã quên không xác định và kê khai đúng chức danh người ký khi soạn thảo thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật. Và bên cạnh đó có không ít trường hợp người đã ký vào thông báo này lại không phải là người có thẩm quyền. Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng hi vọng những nội dung trao đổi trên sẽ giúp doanh nghiệp lưu ý thực hiện đầy đủ, chính xác, hạn chế hồ sơ sai sót khiến phải sửa đổi, bổ sung theo quy định!