Tại bài viết này, Phòng Đăng ký kinh doanh trao đổi về các quy định liên quan đến vai trò người đăng ký, chức danh người ký trong các mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) để người thực hiện thủ tục dễ dàng chuẩn bị đúng hồ sơ.
Tại các mẫu giấy đề nghị ĐKDN đối với Công ty TNHH một thành viên/Công ty TNHH hai thành viên trở lên/Công ty cổ phần được quy định tại các Phụ lục I-2, I-3, I-4 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, vai trò người đăng ký được kê khai trước mục “Tình trạng thành lập” như sau:
– Phụ lục I-2:
“Đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tôi là người đại diện theo pháp luật/Chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng thành viên với các nội dung sau:”
– Phụ lục I-3:
“Đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên do tôi là người đại diện theo pháp luật/Chủ tịch Hội đồng thành viên với nội dung sau:”
– Phụ lục I-4:
“Đăng ký công ty cổ phần do tôi là người đại diện theo pháp luật/Chủ tịch Hội đồng quản trị với các nội dung sau:”
Đối với nội dung này, người thực hiện thủ tục cần xác định đúng trường hợp để kê khai chính xác vai trò người đăng ký. Theo quy định tại biểu mẫu, chỉ khi thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời với việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, người có thẩm quyền thực hiện đăng ký với Cơ quan Đăng ký kinh doanh mới là Chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ tịch Hội đồng quản trị (tương ứng theo loại hình doanh nghiệp chuyển đổi). Điều này cũng đồng nghĩa với việc khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập mới Công ty TNHH một thành viên/Công ty TNHH hai thành viên trở lên/Công ty cổ phần, vai trò người đăng ký được kê khai trong giấy đề nghị ĐKDN đương nhiên phải là Người đại diện theo pháp luật.
Với quy định nêu trên, người thực hiện thủ tục chỉ cần lưu ý một cách đơn giản như sau để chuẩn bị đúng hồ sơ ĐKDN:
– Nếu thực hiện thủ tục đăng ký thành lập mới Công ty TNHH một thành viên/Công ty TNHH hai thành viên trở lên/Công ty cổ phần: kê khai vai trò người đăng ký là Người đại diện theo pháp luật (xóa bỏ các vai trò khác); kê khai đúng chức danh người ký tại phần ký tên là “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY“.
– Nếu thực hiện thủ tục đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp nhưng người đại diện theo pháp luật không thay đổi: vẫn kê khai vai trò người đăng ký là Người đại diện theo pháp luật (xóa bỏ các vai trò khác); kê khai đúng chức danh người ký tại phần ký tên là “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY“.
– Chỉ khi thực hiện thủ tục đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật thay đổi so với nội dung đăng ký trước đó: xác định vai trò người đăng ký là Chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ tịch Hội đồng quản trị tương ứng theo loại hình doanh nghiệp chuyển đổi (xóa bỏ vai trò Người đại diện theo pháp luật); kê khai đúng chức danh người ký tại phần ký tên tương ứng theo vai trò người đăng ký.
Tương tự, khi soạn thảo các danh sách được quy định lại Phụ lục I-6, I-7, I-8, I-10 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, người thực hiện thủ tục cũng thực hiện xác định và kê khai đúng chức danh người ký danh sách theo quy định nêu trên.
Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng nhận thấy có không ít trường hợp người thực hiện thủ tục đã quên không xác định hoặc kê khai không đúng vai trò người đăng ký, chức danh người ký khi soạn thảo các giấy tờ nêu trên, khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung theo quy định. Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng hi vọng những nội dung trao đổi trên sẽ giúp doanh nghiệp lưu ý thực hiện khi chuẩn bị hồ sơ, đồng thời dễ dàng xác định người đăng ký, chức danh người ký khi kê khai, soạn thảo giấy tờ, nhất là đối với các trường hợp đăng ký thành lập mới doanh nghiệp!