Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) trực tuyến, doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên tắc quan trọng nhất: “Thông tin của hồ sơ bằng bản giấy và thông tin kê khai vào hệ thống đăng ký phải đồng nhất“.
Để giúp doanh nghiệp nắm bắt và tránh gặp phải những lỗi sai căn bản khi thực hiện thủ tục, Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng triển khai giới thiệu loạt bài viết hướng dẫn, lưu ý mang tính nguyên tắc về thủ tục đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) trực tuyến trên cơ sở những quy định của pháp luật hiện hành. Bài viết mở đầu trong loạt bài này đề cập đến nguyên tắc quan trọng nhất khi thực hiện thủ tục trực tuyến: “Thông tin của hồ sơ bằng bản giấy và thông tin kê khai vào hệ thống đăng ký phải đồng nhất“.
Điểm b Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về ĐKDN quy định: “Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy”.
Căn cứ theo quy định này, người thực hiện thủ tục cần đảm bảo rằng nguyên tắc “Thông tin của hồ sơ đăng ký và thông tin nhập vào hệ thống đăng ký phải đồng nhất” phải được tuân thủ. Điều này có nghĩa là, thông tin đã được doanh nghiệp kê khai trong hồ sơ bằng bản giấy như thế nào thì phải được kê khai đúng như vậy vào hệ thống đăng ký, và ngược lại nếu muốn kê khai bổ sung hoặc sửa đổi thông tin gì trên hệ thống đăng ký thì những nội dung sửa đổi, bổ sung đó phải được doanh nghiệp kê khai vào hồ sơ bằng bản giấy. Nếu nguyên tắc này không được tuân thủ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ không chấp thuận và yêu cầu người thực hiện thủ tục thực hiện kê khai lại vào hệ thống đăng ký theo đúng thông tin của hồ sơ bằng bản giấy.
Sau đây là những lỗi sai phổ biến mà Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng gặp phải khi kiểm tra hồ sơ:
– Hồ sơ bằng bản giấy kê khai đầy đủ thông tin (đăng ký thành lập mới) hoặc kê khai nhiều mục thay đổi nội dung ĐKDN nhưng: doanh nghiệp không kê khai gì vào hệ thống đăng ký; kê khai thiếu thông tin theo hồ sơ bằng bản giấy (VD: kê khai đủ số lượng ngành nghề kinh doanh nhưng không kê khai nội dung chi tiết của ngành nghề kinh doanh…).
– Ngoài việc kê khai điều chỉnh trên hệ thống đăng ký những thông tin đã kê khai trong hồ sơ bằng bản giấy, doanh nghiệp điều chỉnh cả những thông tin khác (VD: bổ sung/xóa bỏ ngành nghề kinh doanh, sửa đổi chi tiết ngành nghề kinh doanh, sửa đổi thông tin về giấy tờ pháp lý cá nhân, bổ sung số điện thoại/email của cá nhân…) nhưng không kê khai trong hồ sơ bằng bản giấy.
Để tránh gặp phải lỗi vi phạm nguyên tắc này, người thực hiện thủ tục đơn giản là kiểm tra xem thông tin kê khai vào hệ thống đăng ký đã chính xác theo thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy chưa trước khi chính thức nộp hồ sơ trực tuyến; không tự ý sửa đổi, bổ sung những thông tin trên hệ thống đăng ký nếu những thông tin đó không có trong hồ sơ bằng bản giấy. Nếu nhận thấy có một số thông tin cần phải được điều chỉnh mà không có nội dung trong hồ sơ bằng bản giấy, doanh nghiệp đương nhiên phải sửa đổi lại hồ sơ bằng bản giấy cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng đề nghị quý doanh nghiệp lưu ý thực hiện để thủ tục đăng ký được suôn sẻ, thuận lợi!