Tại bài viết này, Phòng Đăng ký kinh doanh trao đổi về các quy định liên quan đến người có thẩm quyền ký vào thông báo đăng ký hoạt động/thay đổi nội dung đăng ký hoạt động (ĐKHĐ) chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Tại các mẫu thông báo ĐKHĐ/thay đổi nội dung ĐKHĐ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được quy định tại các Phụ lục II-7, II-9 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chức danh người ký tại phần ký tên (cuối thông báo) bao gồm: “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP/NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHI NHÁNH”
Tương tự như khi soạn thảo giấy đề nghị, thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, chức danh người ký các loại thông báo liên quan đến chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nêu trên cũng phải được kê khai tương ứng với từng loại đơn vị phụ thuộc. Để giúp người thực hiện thủ tục dễ hình dung, nắm bắt, xác định đúng chức danh người ký, trước hết Phòng Đăng ký kinh doanh xin trao đổi về các cấp trực thuộc theo quy định hiện hành của từng loại đơn vị phụ thuộc như sau:
– “Chi nhánh” và “Văn phòng đại diện” là 2 loại đơn vị chỉ trực thuộc “Doanh nghiệp“. Điều này có nghĩa “Doanh nghiệp” chắc chắn là đơn vị chủ quản của “Chi nhánh” và “Văn phòng đại diện“.
– “Địa điểm kinh doanh” có 2 kiểu trực thuộc: trực thuộc “Doanh nghiệp” hoặc trực thuộc “Chi nhánh“.
+ Trường hợp “Địa điểm kinh doanh” trực thuộc “Doanh nghiệp“. Lúc này “Doanh nghiệp” là đơn vị chủ quản của “Địa điểm kinh doanh“.
+ Trường hợp “Địa điểm kinh doanh” trực thuộc “Chi nhánh“. Lúc này “Chi nhánh” là đơn vị chủ quản của “Địa điểm kinh doanh” (và “Doanh nghiệp” vẫn đang là đơn vị chủ quản của “Chi nhánh“).
– Theo đó, người thực hiện thủ tục cũng xác định được những vấn đề sau: “Địa điểm kinh doanh” không bao giờ trực thuộc “Văn phòng đại diện“; “Văn phòng đại diện” không bao giờ trực thuộc “Chi nhánh” và ngược lại.
Nắm bắt được những quy định này, người thực hiện thủ tục dễ dàng xác định chức danh người ký thông báo khi chuẩn bị hồ sơ ĐKDN, cụ thể như sau:
– Khi thông báo ĐKHĐ/thay đổi nội dung ĐKHĐ đối với “Chi nhánh”: chức danh người ký thông báo đương nhiên là “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP”
– Khi thông báo ĐKHĐ/thay đổi nội dung ĐKHĐ đối với “Văn phòng đại diện”: chức danh người ký thông báo đương nhiên là “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP”
– Khi thông báo ĐKHĐ/thay đổi nội dung ĐKHĐ đối với “Địa điểm kinh doanh”:
+ Nếu “Địa điểm kinh doanh” trực thuộc “Doanh nghiệp”: chức danh người ký thông báo đương nhiên là “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP”
+ Nếu “Địa điểm kinh doanh” trực thuộc “Chi nhánh”: chức danh người ký thông báo có thể là “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP” hoặc “NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHI NHÁNH“.
Dĩ nhiên, trong tất cả các trường hợp nêu trên, người giữ những chức danh “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP” hoặc “NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHI NHÁNH” mới có thẩm quyền ký vào thông báo, tùy theo các chức danh kê khai tương ứng. Những quy định này cũng khẳng định vấn đề: khi thông báo ĐKHĐ/thay đổi nội dung ĐKHĐ đối với “Chi nhánh”, người đại diện theo pháp luật mới có thẩm quyền ký vào thông báo, người đứng đầu chi nhánh không có thẩm quyền này.
Trên thực tế, có không ít trường hợp người thực hiện thủ tục đã quên không xác định hoặc kê khai không đúng chức danh người ký khi soạn thảo các thông báo ĐKHĐ/thay đổi nội dung ĐKHĐ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, hoặc có trường hợp ký không đúng thẩm quyền. Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng hi vọng những nội dung trao đổi trên sẽ giúp doanh nghiệp lưu ý thực hiện đầy đủ, chính xác, hạn chế hồ sơ sai sót khiến phải sửa đổi, bổ sung theo quy định!