Doanh nghiệp cần chú ý về định dạng của văn bản điện tử và việc ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
Sau bài mở đầu về tính thống nhất giữa hồ sơ bằng bản giấy và hệ thống đăng ký, tại bài viết này Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp tục đề cập đến quy định về định dạng của văn bản điện tử và việc ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN).
Khoản 2 và Điểm a Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về ĐKDN quy định:
Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”
Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định tại khoản 2 Điều này.
Theo đó, người thực hiện thủ tục cần hiểu và thực hiện quy định về định dạng của văn bản điện tử và việc ký tên trong hồ sơ ĐKDN như sau:
– Phải tạo lập hoặc số hóa văn bản giấy thành văn bản điện tử dưới các định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”, không phải là các định dạng khác.
– Các văn bản có quy định (theo biểu mẫu) việc ký tên của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị ĐKDN, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác thì những người này phải ký trực tiếp trên văn bản giấy trước khi tạo lập hoặc số hóa thành văn bản điện tử, hoặc sử dụng chữ ký số để ký trên văn bản điện tử.
Sau đây là những lỗi sai phổ biến mà Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng gặp phải khi kiểm tra hồ sơ:
– Văn bản điện tử được tải lên không phải là định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf” (chủ yếu là các định dạng ảnh như .jpg)
– Văn bản điện tử được tải lên là các định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”, nhưng không có chữ ký nào bất kỳ cá nhân nào.
Ngoài những lỗi sai trên, Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng gặp phải không ít trường hợp các văn bản điện tử có phần hình ảnh chữ ký được cắt, ghép và yêu cầu doanh nghiệp phải sửa đổi, bổ sung. Về thực chất, đây là hành vi vi phạm pháp luật (giả mạo giấy tờ) do người có thẩm quyền ký vào văn bản không hề ký trực tiếp vào văn bản giấy theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP nêu trên. Những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục ĐKDN trực tuyến cũng cần lưu tâm giám sát vấn đề này để tránh rơi vào những rắc rối pháp lý không đáng có.
Bên cạnh những lưu ý về định dạng văn bản điện tử nêu trên, người thực hiện thủ tục cũng cần lưu ý chọn đúng loại tài liệu đính kèm cho từng văn bản điện tử tải lên (danh mục tài liệu đính kèm được thiết lập sẵn trên hệ thống đăng ký tương ứng với từng loại giao dịch đăng ký).
Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng đề nghị quý doanh nghiệp lưu ý thực hiện để thủ tục đăng ký được suôn sẻ, thuận lợi!